KI im Wissensmanagement: eine echte Chance?

Warum überhaupt Wissensmanagement?  

Die dynamischen Veränderungen der vergangenen Jahrzehnte haben sowohl Wissen als auch dessen Nutzung zunehmend komplexer gemacht. Anhaltender Fachkräftemangel und die gerade beginnende Pensionierungswelle bringt zusätzlichen Zeitdruck, Wissen zu erhalten und zu verteilen. Wissensmanagement soll hier als Werkzeug fungieren, Wissen nutzbar zu machen und daraus Wert zu generieren. Doch die Realität der letzten 20 Jahre zeigt: Wissen zu verwerten ist herausfordernd und zeitintensiv. Wissenschaft und Praxis sind sich jedoch einig, Künstliche Intelligenz (KI) verspricht hier Potenzial und kann Prozesse des Wissensmanagements nachhaltig verändern.   

Warum eignet sich gerade das Wissensmanagement als Einsatzgebiet von KI?  

Wir schreiben täglich Emails, tauschen uns informell mit Kolleg*innen aus und sitzen stundenlang in Meetings. Der menschliche Austausch von Wissen funktioniert zu einem großen Teil über ein Mittel: die Sprache. Große Sprachmodelle, welche Anwendungen wie Microsoft Copilot und ChatGPT zugrunde liegen, haben hier ihre zentrale Stärke. Sie ermöglichen es Maschinen, menschliche Sprache auf einem Niveau zu verarbeiten, das vor einiger Zeit noch undenkbar gewesen wäre. Sie können internes Wissen nahezu sofort abrufbar machen, speziell in Kombination mit technischen Lösungen wie Retrieval-Augmented Generation (RAG). RAG ermöglicht es, gezielt internes Wissen als Kontext zu Anfragen hinzuzufügen und damit großen Sprachmodellen zur Verfügung zu stellen. In Meetings Gesagtes oder in Emails Geschriebenes kann zusammengefasst, abgelegt und abgerufen werden, ohne dass zwingend Menschen eingreifen müssen. Solche Szenarien bergen große Potenziale, aber auch Risiken, die nicht übergangen werden sollten.  

KI birgt Potenziale für nahezu alle Prozesse des Wissensmanagements. Sie erlaubt uns Wissen maschinell festzuhalten, zu transferieren, zusammenzufassen und noch vieles mehr. Im Kern macht sie es möglich, Wissen zu produzieren, zu speichern, zu verteilen und anzuwenden, ohne, dass Menschen beteiligt sein müssen. Das beschleunigt und vereinfacht die Handhabung von Wissen deutlich, was wiederum Effizienz- und Effektivitätsgewinne im Wissensmanagement bringt.  

Welche Herausforderungen und Risiken birgt KI im Wissensmanagement?  

Herausforderungen beim Einführen und Nutzen von KI im Wissensmanagement sind vor allem technischer, organisationaler und ethischer Natur. Je nach Einsatzgebiet treten dabei unterschiedliche Herausforderungen in den Mittelpunkt. Beim Transfer von Wissen steht beispielsweise Transparenz, Privatsphäre und Sicherheit im Vordergrund. Wissen mit Hilfe von KI zu speichern, stellt hingegen Organisationen aktuell vor das Problem fehlender Expertise bei der Einführung.   

Neben den konkreten Herausforderungen bei der Einführung und Nutzung von KI im Wissensmanagement ergeben sich auch langfristige Risiken. Abgesehen von den im KI-Kontext häufig diskutierten gesellschaftlichen und moralisch-ethischen Bedenken, besteht hier vor allem das Problem des Umgangs mit Wissen. Aktuelle und vergangene Forschung legen nahe, schnelle Wege zu großen Mengen Wissen hindern den Wissenstransfer von Mensch zu Mensch. Sie schwächen die Wissensproduktion und verschlechtern dadurch die Datenbasis für zukünftige KI-Anwendungen. Zusätzlich werden Entscheidungen häufig zu regelbasiert getroffen, Kollaboration wird geschwächt und Organisationen können Zusehens träge und starr werden.   

Und jetzt?  

Abschließend bleibt festzuhalten, dass der Einsatz von KI das Wissensmanagement sehr wohl revolutionieren kann. Entscheidend für den Erfolg ist es, die komplexen Herausforderungen des konkreten Anwendungsfall zu kennen und die richtigen Maßnahmen zu setzen. Ebenfalls ist wichtig, Risiken zu antizipieren und gezielt gegenzusteuern. Denn nur so kann langfristig mit KI gelingen, was schon immer Kernziel der Wissensmanagement ist: Wissen nutzen, um Wert zu schaffen.   

Haben Sie Fragen zum Thema oder Interesse an einem Austausch? Dann wenden Sie sich gerne unter alexander.summer@fhv.at an den Autor.  

Über den Autor: Alexander Summer ist Teil der Forschungsgruppe Digital Business Transformation an der FHV und promoviert zum Thema KI im Wissensmanagement.   

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